Noname

Commencez par une idée, un objectif et un emplacement

Tous les grands festivals sont fondés sur une idée, ont un objectif en tête et ont un lieu qui fonctionne.

Notre objectif était d’apporter à notre ville natale (où nous ne vivons plus) une expérience musicale live qu’ils ne pourraient normalement pas vivre.

Nous avons organisé le festival à Brandon, au Manitoba, et il n’y a pas beaucoup de tournées qui passent par là. Il n’y a qu’un seul autre festival et il propose de la musique folklorique. Nous voulions donc amener des groupes indépendants cool, branchés et diversifiés et des artistes locaux dans la ville.

Nous voulions aussi en faire un événement à haute production. De cette façon, les gens qui viendraient seraient tellement époustouflés par l’expérience musicale en direct qu’ils en voudraient plus dans la ville.

Notre objectif secondaire était de nourrir la scène musicale locale.

Parallèlement au festival, nous avons organisé trois concerts gratuits à petit budget dans un parc. Celles-ci ont connu un énorme succès et ont servi à augmenter la quantité de musique live dans la ville ainsi qu’à promouvoir le festival lui-même.

Parallèlement à ces concerts, nous avons demandé aux artistes d’animer des ateliers pour les jeunes artistes de notre ville. Cela leur a été extrêmement bénéfique et a favorisé un sentiment de communauté dans la scène.

Enfin, nous voulions organiser un festival que nous, en tant que groupe, aurions aimé jouer.

Nous nous sommes assurés que l’hospitalité et l’ambiance des coulisses étaient géniales. Le son et la production étaient incroyables et la communication avec les artistes était impeccable.

Avoir des objectifs comme ceux-ci rassemble vraiment un festival, et ils peuvent également encourager les sponsors à participer.

Quels sont vos objectifs?

Certains festivals essaient d’être petits et exclusifs, d’autres grands et commerciaux. Certains sont destinés à soutenir une cause, d’autres sont de purs divertissements.

Examinez attentivement les autres festivals et déterminez où votre idée s’inscrit.

Enfin, trouvez un site approprié pour accueillir le festival. Le nôtre était en plein milieu de la ville, ce qui a joué directement dans l’idée d’apporter de la musique dans la ville.

Lors de la planification de votre festival, tenez compte des points suivants :

• Espace pour la scène et le public.
• Espace pour toilettes, camping et coulisses.
• Ombre et ambiance.
• Accessibilité.

Trouver des financements et des bénévoles

C’est la partie la plus difficile, mais c’est aussi extrêmement important. Le financement et les bénévoles sont les deux choses qui font qu’un festival existe. C’est tout simplement un travail acharné à partir de là!

Nous avons eu la chance d’avoir un soutien municipal pour le festival. Nous avons obtenu une grosse somme d’argent à mettre sur le festival et avions un budget conséquent pour jouer avec.

La plupart du temps, cela n’arrivera pas et vous devrez sécuriser votre financement ailleurs. Voici quelques moyens courants d’obtenir un financement :

Subventions

De nombreuses villes, états et pays ont des subventions disponibles pour les concerts. Les concerts sont de grands moteurs économiques et renforcent la valeur culturelle d’une ville. Pour cette raison, vous pouvez souvent obtenir un financement auprès d’une source locale.

De nombreuses entreprises privées (souvent des sociétés d’alcool) ont des subventions pour les événements de divertissement. Ce sera généralement de l’argent ainsi qu’un parrainage d’alcool, où vous n’êtes autorisé à vendre que leur bière / alcool.

Parrainage privé

Si vous pouvez élaborer un plan marketing solide et prouver qu’il y aura du monde à votre événement, les entreprises voudront faire de la publicité avec vous.

Chaque entreprise a un budget publicitaire, et beaucoup préfèrent donner leur budget à un événement local plutôt qu’à une agence de publicité géante.

Préparez un beau package de parrainage et faites les démarches.

Financiers privés

Si vous pensez que votre festival sera en mesure de générer des bénéfices, vous pouvez contacter des investisseurs en capital-risque privés qui pourraient vouloir financer votre festival.

De nombreux festivals seront financés de cette façon.

Vous devrez fournir un retour sur leur investissement, et le plus tôt possible.

C’est souvent une bonne idée d’obtenir de l’aide pour ces choses. Obtenir du financement n’est pas facile, et vous voudrez quelqu’un d’expérimenté à vos côtés.

Sur cette note, la sécurisation d’un noyau de bénévoles dévoués est essentielle.

Au sein de notre comité des fêtes, nous avons six personnes, ce qui est un assez bon nombre.

L’une de ces personnes est chargée de trouver environ 25 bénévoles supplémentaires pour aider avec tout le reste. Installation, démontage, entrée, nettoyage, services d’artistes, hospitalité, et plus encore.

Obtenez tous les permis et assurances nécessaires

Avant de faire quoi que ce soit d’autre, vous devez rechercher quelles sont les règles locales pour organiser un événement.

Vous aurez besoin d’un Permis de variation du bruit, probablement un Permis de santé, vous aurez besoin de l’autorisation du propriétaire et vous aurez besoin Assurance.

Pour les deux premiers, vous pouvez vous rendre à la mairie et les découvrir.

Vous devrez souscrire une importante police d’assurance. Idéalement, vous n’en aurez pas besoin, mais vous en aurez besoin en cas de problème.

Ce sont quelques-unes des parties ennuyeuses de la mise en place d’un festival, mais sans elles, votre festival n’aura pas lieu.

Réservez votre programmation

Une fois que vous avez obtenu de l’argent, un site et tous les permis nécessaires, votre prochaine priorité est de réserver des actes.

De nombreux actes seront réservés loin, surtout en été le week-end. Vous devez commencer loin devant.

La raison pour laquelle j’énumère cela si tôt est parce que c’est la chose la plus importante qui détermine l’ambiance et le potentiel de votre festival. Si vous parvenez à réserver un numéro assez important, vous voudrez peut-être investir plus d’argent dans le marketing et vous aurez probablement plus d’opportunités de parrainage.

Je recommande toujours de dépenser la majeure partie de votre budget pour les artistes dans une tête d’affiche. La plupart des groupes locaux joueront pour moins cher, et le fait est que votre tête d’affiche est l’artiste le plus important de l’affiche.

Essayez de réserver une programmation diversifiée. Vous pouvez vous en tenir à un genre (si vous le souhaitez), mais essayez de le rendre ethniquement diversifié et d’avoir également une bonne diversité de genre.

Ce n’est pas seulement une sage décision – cela rend votre festival plus attrayant pour les sponsors et les donateurs.

Assistance technique et assistance à la production

Ensuite, réservez la meilleure société de son/production que vous pouvez vous permettre.

Si le son est nul sur scène, vos artistes passeront un mauvais moment. Si le son est nul à l’avant, votre public passera un mauvais moment. Évitez les mauvais moments. Dépensez l’argent sur une bonne société de production. Obtenez des lumières. Obtenez du brouillard. Ça en vaut la peine.

Rappelez-vous toujours que vous peut négocier et vous devez absolument obtenir des devis de plusieurs entreprises. Mais sachez aussi que moins cher n’est pas toujours meilleur.

En plus d’une société de production, vous devriez envisager d’embaucher un régisseur désigné et expérimenté. Ils pourraient être bénévoles, mais ce n’est pas une mauvaise idée de payer quelqu’un pour être sur le pont toute la journée.

À ce stade, vous voudrez également réserver une entreprise d’escrime, réserver un tas de toilettes portables et réserver tout ce qui vous coûtera de l’argent. Il ne sert à rien d’attendre. Fais le maintenant.

Faites une liste de tout ce qui doit être fait et délégué

C’est là que vos bénévoles entrent en jeu.

Vous devez faire une grande liste de tout ce qui doit être fait. Voici comment procéder.

Dessinez une grande carte du site du festival. Planifiez où tout va être. Cela vous permettra de comprendre tout ce que vous devez accomplir.

Considérer:

• Tentes et installations pour l’entrée du festival.
• Une tente pour les coulisses. Tout ce dont vous avez besoin pour servir de la nourriture aux artistes.
• Puissance et un espace pour les vendeurs.
• La scène. Où est-il, d’où l’avez-vous obtenu, etc.
• Décorations. Pour le site et pour la scène.

Il y aura plus à considérer lorsque vous faites la carte. C’est un outil très utile.

Ensuite, il y a d’autres choses.

• Un site internet et des comptes sur les réseaux sociaux.
• Image de marque et art du festival.
• Commercialisation et promotion.
• Organisation pré-festival (envoi d’itinéraires aux artistes et bénévoles).

…. Et plus.

Il se transforme en un tonne d’un travail écrasant. C’est pourquoi c’est votre travail de le décomposer en plus petits morceaux et de le déléguer à vos bénévoles.

Planifiez vos expériences non musicales

Les « expériences » que votre festival offre sont presque aussi importantes que la musique. Différents festivals font les choses différemment.

Si le festival est très axé sur la musique, vous voudrez peut-être organiser des activités non musicales comme des jeux de société grandeur nature auxquels les gens peuvent jouer tout en écoutant de la musique.

D’autres festivals n’ont pas beaucoup de musique pendant la journée, et ils ont donc des tournois de volley-ball, des jeux à boire, des ateliers et plus encore.

Si votre site est assez grand, vous voudrez peut-être avoir différentes zones du site du festival où les gens peuvent aller pour s’évader.

Une grande partie de «l’expérience» réside dans les décorations et l’ambiance que vous donnez au festival. Rendre la zone de camping intéressante est important. Avoir des arts visuels est important. Garder les gens engagés est important.

Contactez votre communauté artistique locale et voyez si vous pouvez trouver des idées et du soutien !

Planifiez votre marketing et configurez des partenaires de billetterie

Il est extrêmement important de laisser un budget conséquent pour la publicité. La moitié du budget pour les groupes au moins.

Nous avons eu la chance d’avoir suffisamment d’argent pour louer des panneaux d’affichage et faire de la publicité à la radio. C’est génial, et vous devriez totalement le faire.

Cela dit, tous les festivals n’ont pas assez d’argent.

Néanmoins, vos affiches doivent être partout. Vous devriez vous associer à certains magazines et radios locaux pour obtenir de la publicité gratuite en échange d’un parrainage.

Ensuite, économisez une somme d’argent considérable pour votre publicité sur les réseaux sociaux.

Les publicités Facebook et Instagram sont extrêmement importantes et conduiront les gens directement vers votre plateforme d’achat de billets.

Envisagez de créer des vidéos teasers, de filmer des projecteurs d’artistes en direct et d’utiliser d’autres idées marketing prêtes à l’emploi. Faites le buzz !

Il existe une tonne d’excellents partenaires de billetterie qui vendront des billets pour de petits événements. J’utilise Brown Paper Tickets, une société américaine basée à Washington. Ils sont tueurs et vous permettent de vendre facilement des billets en ligne.

Vous devez également mettre en place des partenaires physiques dans la région. Les magasins de disques, les cafés et les magasins de musique sont tous de bonnes options pour les détaillants physiques.

Commencer la configuration du site bien à l’avance

Nous commençons la configuration du site une semaine à l’avance, et c’est génial. Une semaine vous donne suffisamment de temps pour déterminer si vous avez manqué quelque chose (et vous l’avez fait, croyez-moi). Vous pouvez aller acheter tout ce dont vous avez besoin et l’avoir à temps.

Cela vous donne suffisamment de temps pour vraiment pensez à la décoration et à l’aménagement.

Vous n’avez besoin que d’environ quatre à six personnes pour la configuration du site. Avoir une petite équipe garantit que tout le monde est à la tâche et réduit vos coûts de nourriture.

La configuration est extrêmement amusante et occupée. Tu l’adoreras.

Jour du festival et conclusion

Le jour du festival est fou. Amusant, mais totalement fou. C’est fondamentalement indescriptible à quel point c’est occupé.

Vous devrez éteindre une dizaine de petits feux avec artistes et invités indisciplinés. Vous aurez probablement quelques problèmes de billetterie et la nourriture sera en retard.

Vous risquez de manquer d’eau. Vous n’avez peut-être pas acheté suffisamment de toilettes portables.

C’est bon. Ça arrive. Si vous avez embauché un régisseur professionnel et que vous avez une excellente équipe de production, alors tous les éléments vraiment importants seront pris en charge.

Tout le reste est à peu près hors de votre contrôle. C’est nul si le temps n’est pas bon, mais il n’y a rien que vous puissiez faire. Si un artiste est en retard, improvisez. Il n’y a rien d’autre à faire.

Ensuite, quand tout est fini, gardez quelques volontaires autour pour le démontage et organisez méticuleusement toutes vos affaires pendant que vous les emballez. Vous en aurez besoin pour l’année prochaine.

Ensuite, attendez quelques semaines et rassemblez tous vos bénévoles dans une même pièce. Organisez une petite « fête d’appréciation des bénévoles ». Cela augmente le moral et sera garanti plaisir.

Avant que la fête ne commence, demandez l’avis de tout le monde sur le festival. Qu’est-ce qui s’est bien passé, qu’est-ce qui devait être amélioré ? Notez tout cela et déposez-le pour l’année prochaine.

Ensuite, environ deux mois plus tard, rassemblez votre comité central et recommencez.

Conclusion

C’est à peu près tous les conseils que je peux vous donner ! Il serait facile d’écrire un guide complet sur l’une de ces choses spécifiques, mais j’espère que vous avez tiré de précieuses leçons de ces points. Bonne chance pour votre festival. S’amuser!