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Réservation d’un artiste avec la direction / l’agent

Pour le festival que j’aide à organiser, nous réservons généralement quelques grands groupes avec une équipe complète. Ils ont un agent de réservation, qui est notre contact pour les réserver, négocier les frais et régler tous les détails associés à la performance.

Souvent, si un artiste a un agent de réservation, il aura aussi un manager. Parfois, ces personnes ne font qu’un, mais pas souvent. Le responsable est généralement celui qui gère la logistique du jour, la liste des invités, etc.

Et, ils auront aussi un publiciste. Si l’artiste obtient des opportunités médiatiques liées à l’événement dont vous faites la promotion, les médias devront généralement passer par le publiciste pour atteindre l’artiste.

Alors, quand tu travailles avec un artiste de ce calibre, comment fais-tu pour le booker ?

Contactez leur agent de réservation

Allez sur la page Web de l’artiste – sur sa page de contact, il y a généralement une section de contact pour l’agent de réservation. Assurez-vous de contacter l’agent de réservation qui s’applique à votre territoire (les artistes ont généralement une agence de réservation distincte pour l’Amérique du Nord, l’Europe, l’Australie, etc.).

Envoyez-leur simplement un e-mail détaillant votre rôle dans l’événement, l’artiste que vous souhaitez jouer à l’événement et demandez un devis.

Négocier des frais

Ne dites pas encore à l’agent quel est votre budget – s’il est trop petit, il vous rejettera d’emblée. S’il est grand, ils demanderont plus que ne vaut l’artiste.

Demandez un devis. Si c’est moins que prévu, c’est parfait.

Très probablement, l’agent vous proposera un devis supérieur à la valeur de l’acte, juste pour voir s’il peut gagner de l’argent supplémentaire. Pas de mal ici, mais vous devez absolument négocier.

Faites-leur une contre-offre et continuez sur cette voie jusqu’à ce que tout soit réglé.

N’oubliez pas que vous pouvez utiliser des éléments tels que la nourriture, les boissons, l’hébergement gratuits, etc. comme levier dans vos négociations. S’ils font une bonne affaire sur les frais, vous pouvez aussi faire de bonnes affaires.

Envoyer un contact

Une fois que tout est réservé, rédigez un contrat et faites-le signer.

Il n’a pas besoin d’être compliqué, mais il doit contenir quelques détails clés :

• La date et l’heure de la représentation ainsi que la durée définie.
• Le montant exact en dollars que vous payez pour l’acte, ainsi que tous les avantages inclus tels que le transport, l’hébergement, la nourriture, les boissons, etc.
• Une clause qui vous protège si l’artiste annule (assurez-vous d’obtenir un remboursement complet lors de l’annulation de l’artiste).
• Une clause qui protège l’artiste (en veillant à ce qu’il soit toujours payé même s’il pleut ou si l’événement est annulé).
• Si nécessaire, une clause de rayon. Cela signifie que l’artiste ne pourra pas jouer n’importe où géographiquement proche de votre événement pendant une durée démesurée avant et après l’événement.

Et ce sont les basiques. En règle générale, l’agent devra signer cela, car vous réservez l’artiste par l’intermédiaire d’un agent.

Envoyer une avance

Enfin, vous devez envoyer une avance à l’agent, au gérant et éventuellement à l’artiste également.

Cette avance doit inclure le chargement du son, les heures définies et tous les détails pertinents sur le système de sonorisation ou l’événement en général. Il devrait également inclure les directions, les informations sur l’hébergement, les heures de repas et des informations sur la logistique de la journée.

Autres choses à considérer

Dans la plupart des cas, il est plus facile de traiter avec des bandes qui ont des agents et des gérants. Ils ont tendance à être assez ponctuels dans leurs réponses. De plus, parler aux organisateurs, aux lieux et aux promoteurs est littéralement leur travail.

Cependant, vous devez être conscient de certaines choses.

Plus le groupe est grand, plus il travaillera pour remplir ses contrats. De nombreux artistes ont des avenants spécifiques qui doivent être remplis dans le cadre du contrat.

Certains artistes ont certaines règles concernant le fait d’être filmé et photographié.

Pour presque toutes ces choses, vous aurez affaire à la direction de l’artiste. Cela permet de séparer la partie commerciale d’un spectacle de la partie artistique, et cela fonctionne généralement bien pour l’artiste et le promoteur.

Parfois, si vous avez des opportunités de publicité spécifiques pour vos artistes, ils voudront qu’elles leur soient transmises par l’intermédiaire de leur publiciste, qui organisera l’interview. D’autres fois, ceux-ci iront à la direction, ou directement à l’artiste.

Notez également que lorsque vous travaillez avec des agents de réservation, il est courant qu’ils demandent un acompte de 50 % à l’avance.

Comment réserver un musicien qui se gère

Plus généralement, vous réserverez un groupe qui se gère lui-même. Il y a généralement une ou deux personnes dans un groupe qui font ce genre de travail, et c’est avec elles que vous communiquerez.

Pour les réserver, il suffit d’aller sur leur site Web et de leur envoyer un e-mail détaillant : le lieu, l’heure, la durée et tout autre détail de l’événement. De cette façon, vous pouvez avoir une idée de la disponibilité et de l’intérêt du groupe.

Ensuite, vous pouvez parler d’argent. Ici, vous pouvez soit faire une offre, soit demander un devis à l’artiste. Dans tous les cas, le tarif est négociable. Vous avez probablement un budget quelque peu limité pour les groupes qui se gèrent eux-mêmes, alors n’ayez pas peur de vous en tenir à vos armes.

Une fois qu’il est réservé, ce n’est pas une mauvaise idée de faire signer un contrat à l’artiste. Le contrat doit inclure toutes les choses standard que j’ai mentionnées ci-dessus : date, heure, frais, durée du jeu, tout ce qui est exigé du groupe.

Ensuite, envoyez une avance au groupe.

C’est l’étape que de nombreux promoteurs négligent lors de la réservation de groupes plus petits, mais cela permet de gagner beaucoup de temps des deux côtés.

Incluez les directions, le chargement, la vérification du son, toute information sur l’hébergement et la nourriture, la durée, le jour des contacts, etc. avance.

Plus vous êtes organisé et mieux vous traitez les artistes de tous niveaux, plus vous serez respecté et reconnu dans votre communauté. Les gens aiment se sentir valorisés, et vous avez la possibilité de donner aux artistes une expérience formidable.

Réservation d’un groupe de reprises, d’un musicien de fond ou autre

Enfin, si vous organisez un mariage, organisez une collecte de fonds ou engagez un musicien de fond pour la fête de Noël de votre bureau, vous devrez réserver le divertissement.

C’est assez simple.

Si vous optez pour un groupe de reprises de premier plan, vous devrez peut-être passer par un agent. C’est surtout si vous embauchez des groupes hommage dédiés (comme un groupe hommage à Elvis Presley).

Si vous engagez un autre type de divertissement, vous pouvez probablement simplement contacter le musicien par e-mail, Facebook ou avec un appel et présenter l’événement.

Ayez un budget en tête et respectez-le. Les musiciens chercheront toujours à gagner le plus possible lors de ces concerts, ce qui est juste, mais si une personne ne peut pas le faire pour le prix que vous avez alloué, il y a beaucoup d’autres musiciens que vous pouvez embaucher.

Que vous réserviez pour un festival ou un mariage, bon nombre des étapes que j’ai déjà partagées avec vous s’appliquent. Vous n’avez probablement pas besoin de signer un contrat pour une collecte de fonds ou une fête de Noël, mais n’hésitez pas à leur envoyer une avance avec tous les détails de la journée.

Quand il s’agit d’embaucher des groupes de reprises, vous devrez être clair sur quelques points : qui fournit le système de sonorisation ? Combien de sets jouent-ils ? Quel est le débit de la nuit ? Y a-t-il des demandes spécifiques ? Etc.

Réserver un groupe de reprises devrait être assez simple.

Comment réserver un chanteur, un rappeur ou un autre musicien pour un événement

J’espère que cela vous a aidé à comprendre les bases de la réservation de divertissement. Plus vous le ferez, mieux vous y arriverez.

La plupart des gens veulent juste une expérience agréable et un spectacle amusant, alors gardez cela à l’esprit lorsque vous apprenez à promouvoir !