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1. Planifiez votre événement autour des sponsors

C’est quelque chose que de nombreux planificateurs d’événements oublient de faire ou ne font pas du tout.

Ils ont une grande vision de leur événement. Il y a certains musiciens qu’ils veulent réserver, certains animateurs qu’ils veulent diriger le spectacle, certaines attentes concernant le maintien de l’environnement ou de l’environnement, certains nombres de spectateurs ou de dons qu’ils veulent rencontrer, etc. Le problème est que ces considérations peuvent ne pas être fondées sur un quelconque sens de la réalité.

Mon conseil serait de ne pas vous laisser emporter par le côté vision des choses sans appliquer une réflexion réaliste à votre plan, surtout s’il s’agit de la première fois que vous planifiez et organisez un événement. La réalité veut que vous n’allez pas cocher toutes vos cases personnelles pour un événement parfait. Vous pourriez, mais il y a de fortes chances que vous ne le fassiez pas. Il est donc judicieux d’avoir un plan de sauvegarde pour chaque aspect de votre événement.

Pensez-y comme à l’arche de Noé. Noé a embarqué deux de chaque animal sur son arche. Ainsi, pour chaque concurrent principal, vous devriez en avoir un secondaire. Pour chaque musicien que vous voulez être à votre festival, pensez à un autre qui pourrait lui succéder. Etc.

Ne faites pas des sponsors une pensée après coup. Au lieu de cela, intégrez-les à votre plan dès le premier jour. Réfléchissez à l’objet de votre événement et aux sponsors qui le compléteraient et s’aligneraient sur lui. Par exemple, un sponsor de brasserie peut être une mauvaise idée pour un événement familial, mais serait un excellent choix pour une foule de fêtards.

Ne planifiez pas votre événement autour toi. Planifiez l’événement autour de vos sponsors. Pensez comme le ferait un homme d’affaires.

2. Développer une offre de parrainage

Avant d’approcher une entreprise, vous devrez déterminer ce que vous avez à lui offrir, combien d’argent vous recherchez et comment vous avez l’intention de promouvoir vos sponsors.

C’est là que beaucoup de gens abandonnent, car cela ressemble à beaucoup de travail en amont. L’effort que vous y mettez, cependant, en vaudra la peine. Restez simple, avancez à petits pas vers votre objectif et vous ne vous sentirez pas dépassé.

Pensez-y de cette façon – les sponsors vous achètent essentiellement de l’espace publicitaire. Ainsi, votre objectif est de développer une proposition de valeur où leurs annonces obtiennent le nombre maximum d’impressions possible.

Voici plusieurs façons courantes de promouvoir vos sponsors :

• Vous pouvez demander à vos sponsors de sponsoriser la scène.
• Vous pouvez demander à vos sponsors de sponsoriser un artiste spécifique.
• Vous pouvez mettre leur logo ou leur URL sur les billets, la signalisation, les e-mails, les publicités, la radio, la télévision, les sites Web, etc.
• Vous pouvez mentionner vos sponsors depuis la scène et les remercier. Vous pouvez également envoyer des remerciements post-événement à vos participants (n’oubliez pas d’avoir une fois de plus les noms/logos de vos sponsors devant eux).
• Vous pouvez fournir un espace de stand à l’entreprise lors de l’événement pour vendre ses produits ou services.
• Vous pouvez leur donner des fonctionnalités dans vos programmes d’événements et vos documents.
• Vous pouvez mentionner vos sponsors sur les réseaux sociaux.
• Et plus.

N’ayez pas peur de faire preuve de créativité avec cela.

Peut-être qu’une entreprise pourrait parrainer et organiser un tournoi de volley-ball de plage et offrir des divertissements supplémentaires aux participants.

Souvent, les entreprises parrainent des événements en offrant leurs services gratuitement – nourriture gratuite, sécurité gratuite, marchandise gratuite, etc.

Créez différents niveaux pour vos packages de parrainage

Il est judicieux de créer plusieurs niveaux différents de packages de parrainage. Vous pouvez proposer différents forfaits allant de 50 $ à 10 000 $ et plus.

Plus un sponsor donne, plus il doit avoir d’espace publicitaire et plus il doit être mis en évidence. Cela n’aurait aucun sens d’avoir un sponsor de 50 $ parrainant une scène entière, par exemple.

Ayez ces différents niveaux disponibles, mais ne rendez pas ces informations publiques. Cela peut donner aux sponsors un levier pour négocier avec vous, afin d’obtenir une meilleure offre pour eux-mêmes.

Vous pouvez également offrir des avantages aux sponsors, comme des billets gratuits pour l’événement, des laissez-passer pour les coulisses, des réductions, etc.

Vous pouvez également organiser un barbecue d’appréciation des sponsors, ou quelque chose de similaire. Souvent, les festivals accueillent des fêtes de bénévoles, il suffit donc de boucler cela avec la fête des sponsors pour faire d’une pierre deux coups.

Une fois que vous avez créé vos niveaux de parrainage, vous devez rassembler toutes les informations dans un joli package.

Incluez des éléments que les sponsors voudraient savoir, tels que :

• Quelle est la démographie de votre public ? Cela correspondrait-il à la démographie de l’entreprise ?
• Combien de personnes seront présentes à votre événement ?
• Dans quelle mesure les annonces de parrainage seront-elles mises en avant et où ?
• Comment votre événement s’intègre-t-il à la communauté ?
• Qui d’autre sponsorise l’événement ? Les entreprises aiment souvent se surpasser si elles sponsorisent des événements majeurs.
• Etc.

Toutes ces informations sont essentielles pour les sponsors, car ils ont de nombreuses offres à venir et ils veulent choisir celle qui convient le mieux à leur entreprise.

Pour certains sponsors ciblés, vous pouvez adapter votre offre de sponsoring aux besoins et envies de l’entreprise, afin de rendre votre événement plus vendable.

3. Vendez votre offre

Une fois que vous avez développé votre package de parrainage, vous pouvez commencer à le vendre aux sponsors.

Assurez-vous d’avoir votre proposition à portée de main. Votre proposition doit :

• Regarde bien. Imprimez-le sur du bon papier avec des images en couleur.
• Soyez bien organisé. Ayez une table des matières. Divisez les pages en colonnes pour faciliter la digestion. Utilisez des puces et faites-en une lecture rapide mais détaillée.
• Concentrez-vous sur les avantages. Votre proposition de vente doit se concentrer sur les avantages que l’entreprise retirera du parrainage de votre événement. Les entreprises veulent toujours savoir : « Qu’est-ce que ça m’apporte ? ». Répondez à cette question dès le départ, si possible.

Pour vendre votre événement, incluez des statistiques détaillées sur les festivals passés (le cas échéant). Faites-leur savoir à quoi ils peuvent s’attendre. Il est toujours plus facile d’obtenir des sponsors pour un événement qui a trois ans et qui a du succès, par rapport à un tout nouvel événement.

Décomposez votre audience par :

• Revenu.
• Le genre.
• Âge.
• Comment l’événement est-il perçu dans la communauté (c’est-à-dire est-il adapté aux familles ? Est-il permis de boire de l’alcool ? Y a-t-il du contenu réservé aux adultes ?).
• Éducation.
• La distance parcourue par les gens pour se rendre à l’événement (certaines entreprises comptent sur les gens qui voyagent – stations-service, hôtels, restaurants, etc.)

Toutes ces données permettent à une entreprise de vous dire « oui » plus facilement.

Avoir un excellent site Web pour votre événement et un suivi des médias sociaux aidera également votre cas.

Vous pouvez même inclure les informations sur les réseaux sociaux des artistes qui se produisent lors de l’événement.

Dites à vos sponsors comment vous ferez la promotion de leurs entreprises.

4. Trouver des sponsors

Vous avez maintenant un excellent package et un argumentaire de vente solide.

Ensuite, vous devez trouver des sponsors. Voici quelques façons de trouver des sponsors pour vos événements.

Recherchez dans votre réseau existant des opportunités potentielles

Il est toujours plus facile d’approcher des personnes avec qui vous avez déjà une relation.

En approchant des entreprises que vous avez fréquentées dans le passé, il est beaucoup plus probable qu’elles vous parrainent. Votre parrainage fait la différence.

Parcourez vos comptes de médias sociaux et voyez où travaillent vos amis. Utilisez ces connexions pour vous soutenir dans vos efforts.

Évidemment, si une entreprise vous a soutenu dans le passé, n’oubliez pas de la contacter chaque année, afin de ne pas recommencer à zéro à chaque fois.

Déterminez quelles entreprises parrainent des événements similaires

Si une entreprise a déjà parrainé des événements musicaux et vu les résultats, elle est beaucoup plus susceptible de tenter sa chance pour votre événement.

C’est un bon moyen de trouver des entreprises qui ont déjà identifié les événements musicaux comme un lieu intéressant pour faire de la publicité auprès de leur groupe démographique. Recherchez les entreprises que vos participants sont susceptibles d’utiliser.

Par exemple:

• Sociétés de sécurité.
• Entreprises d’escrime.
• Compagnies d’alcool.
• Restaurants.
• Hôtels.
• Entreprises sonores.
• Sociétés de mise en scène.
• Entreprises de signalétique.
• Chaînes de radio et de télévision.

Vous devrez de toute façon contacter ces entreprises pour acheter leurs services, donc leur demander de parrainer votre événement devrait être une extension naturelle de cette conversation.

Si vous organisez un événement musical communautaire, il y a de fortes chances que l’entreprise soit disposée à faire don de ses services en échange de temps de parrainage. Cela permet d’économiser une tonne d’argent!

Obtenez de l’aide de professionnels

Si vous avez le budget pour cela, embaucher des professionnels pour rechercher des sponsors n’est pas une mauvaise idée.

Obtenir des parrainages représente une énorme quantité de travail, et certaines personnes ne sont tout simplement pas douées pour cela. Il n’y a pas de honte à embaucher un bon vendeur pour vendre votre événement, surtout s’il peut vous aider à trouver des sponsors bien rémunérés et de haut niveau.

5. Respectez vos accords et suivi

Cela ne vous sert à rien de faire des promesses et de ne pas les tenir. Si vous faites cela, vous allez acquérir une mauvaise réputation en tant qu’organisateur d’événements et détruire les relations que vous avez travaillé si dur à développer en premier lieu.

Si vous savez que vos sponsors seront présents à votre événement, déroulez-leur le tapis rouge. Faites-leur sentir les bienvenus (voir également le point précédent sur l’organisation d’une fête).

Si possible, démontrez comment vous avez rempli l’accord. Créez un rapport pour vos sponsors avec des photos, des vidéos, une couverture médiatique ou tout autre élément pertinent. Les entreprises aiment les rapports concis qui démontrent les avantages de leur partenariat avec vous.

Ce qui compte le plus pour les sponsors, ce sont les impressions. Ils savent que faire connaître leur marque à un public n’est souvent pas suffisant pour stimuler les ventes. Ils doivent se présenter à plusieurs reprises devant le même public pour qu’ils se sensibilisent. C’est pourquoi les sponsors ont tendance à aimer les événements, car ils peuvent continuer à se présenter devant les gens toute la journée, qu’il s’agisse des mêmes personnes encore et encore, ou de nouvelles personnes différentes tout au long de la journée.

Une fois que vous avez rédigé un rapport, rencontrez vos sponsors pour en discuter. Parlez spécifiquement de la façon dont vous avez tenu votre part du marché et soyez transparent sur ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné. Les sponsors se soucient le plus du retour sur investissement (ROI), alors n’allez pas plus loin que nécessaire. Arriver au point.

Une fois cela fait, vous avez effectivement jeté les bases d’une future collaboration. Cela vous donne une base solide à partir de laquelle vous pouvez dire : « Pouvons-nous encore compter sur votre soutien l’année prochaine ?

Comment trouver des sponsors pour votre événement musical, dernières réflexions

Avoir le bon équipement mais pas de sponsors, c’est laisser de l’argent sur la table. Si vous envisagez d’organiser un événement musical, surtout un grand événement, vous aurez probablement besoin de sponsors. Les sponsors sont ce qui vous permettra de couvrir vos frais et potentiellement de réaliser un profit. Le seuil de rentabilité devrait toujours être votre priorité absolue, car vous ne voulez pas vous en sortir avec des dépenses impayées (en particulier des dépenses que vous ne pouvez pas personnellement absorber). Mais c’est toujours gratifiant de pouvoir gagner de l’argent grâce à votre événement, et c’est peut-être ce qui vous permet de continuer année après année.

Vous allez de toute façon passer beaucoup de temps à planifier et à organiser votre événement, alors autant en profiter au maximum.